U slučaju da analogni tahograf ne bilježi vrijeme na tahografski listić potrebno je na kraju radnog vremena na stražnjoj strani tahografskog listića kod oznaka vremena i simbola pravilno obilježiti radni dan vozača (pri tome paziti na aktivnosti vožnje,rada,odmora i pripravnosti). Ukoliko se radi o digitalnom tahografu, vozač na kraju svoga radnog vremena mora izvršiti ispis iz tahografa za vozilo te se na ispisu potpisati i napisati razlog takvog postupanja (npr. kartica izbačena u vožnji).

Kartica vozača memorira podatke i do 5-6 mjeseci ovisno o količini aktivnosti na njoj. Funkcionira na način da se najnoviji podaci spremaju preko najstarijih podataka (kao kružni proces),dakle podaci se ne brišu skidanjem podataka sa kartice vozača.

Vozač mora imati evidenciju od 0-24, 365 dana u godini. Kada je vozač na odmoru ili na ostalim poslovima ima opciju voditi evidenciju preko tahografskih listića (ručnim zapisom na stražnjoj strani), preko kartice (ručnim unosom na karticu) ili preko potvrde o aktivnostima koju izdaje poslodavac. Bitno za napomenuti je da do dva dana policijski službenici toleriraju vođenje slobodnih dana na tahografske listiće također ti listići se ne smiju vrtiti u tahografu više od 24 sata.

Vozač ne smije voziti vozilo bez kartice vozača osim u slučajevima da mu je kartica ukradena ili je neispravna. U tome slučaju može voziti bez kartice najviše 15 dana te nakon svakog dana izvšit ispis iz tahografa te staviti svoj potpis I razlog vožnje bez kartice vozača.

Potrebno je gledati samo da se svaki skraćeni tjedni odmor nadoknadi najkasnije nakon 3 tjedna od korištenja tjednog odmora. Nadoknada tjednih odmora nema veze sa korištenjem skraćenih tjednih odmora.

PRAVILO JEDNE MINUTE je funkcija koju imaju nove verzije digitalnih tahografa (od 2012. pa nadalje) koja omogućuje da se na kartici vozača ne zabilježi vožnja kod određenih malih pomaka vozila. Na kartici se zabilježi ona aktivnost koja je većinska unutar 1 minute!

PRIMJER

27 sekundi VOŽNJE – 33 sekunde ODMORA – tahograf bilježi ODMOR!

Stare verzije su kod prvog primjera bilježile sve VOŽNJU! (svaki pomak je značio 1 minuta VOŽNJE)

45 sekundi VOŽNJE – 15 sekundi ODMORA – tahograf bilježi VOŽNJU!